Gemeente Utrecht
Ontwikkelen Portfolio management software voor de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving vergunningen gemeente Utrecht
Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving gemeente Utrecht
Er was behoefte aan Portfolio managementsoftware voor registratie, monitoring en beheersing van Evenementen en vergunningen. Belangrijk is inzicht in evenementen binnen de vastgestelde locatieprofielen en evenementen categorieën. Naast analyse per locatieprofiel ook validatie en inzicht in meerjaren reserveringskalender alsook inzicht in de jaarlijkse vaste evenementen komende 4 jaar.
Ontwikkeling en implementatie
Samen met medewerkers van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving gemeente Utrecht zijn we gestart met het ontwikkelen van Portfolio managementsoftware voor registratie van Evenementen vergunningen, tapontheffingen en klachten registratie.
We zijn gestart met de opbouw van database en invoerschermen. Vervolgens hebben we locatieprofielen, categorieën en restricties op basis gemeentelijk beleidsregels ontwikkeld en geïmplementeerd.
In een derde fase hebben we op basis van beleidsregels een analysefunctie, reserveringskalender per locatieprofiel en meerjaren reserveringskalender ontwikkeld en geïmplementeerd.
We hanteren methode Agile software development met korte sprints en stapsgewijze implementatie. Zodat wensen en eisen steeds duidelijker worden en er ook ruimte is voor tussentijdse wijzigingen van de klanten. We starten niet alsof het in beton gegoten is.
Hoe software implementatie heeft geholpen
Bij de start was een Excelbestand beschikbaar waarbinnen de hoeveelheid data maar ook beleidsregels en aanpassingen vanuit de gemeenteraad steeds lastiger werd om te registreren en te publiceren. Een duidelijke wens was een betere en lange termijn borging van data en processen in Portfolio management software . Dergelijke applicatie was niet voorhanden en er is gekozen om samen met DomusSoft een applicatie te ontwikkelen. Inmiddels borgen we ruim 2600 evenementen met een reserveringskalender, per locatieprofiel iclusief analyse en validatie in onze nieuwe applicatie. Verder kunnen we flexibel nieuwe beleidsregels implementeren en geven we inzicht in alle vergunningen en evenementen de komende 4 jaar binnen de gemeente Utrecht. Vragen of een demonstratie neem contact met ons op.