Gemeente Utrecht
Ontwikkelen Portfolio management software voor beheer Evenementen vergunningen
Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving gemeente Utrecht
De afdeling is verantwoordelijk voor het registreren en beoordelen van evenementen vergunningen, evenementen reserveringen, buurtfeesten, tapontheffingen en klachten evenementen binnen de gemeente Utrecht.
Ontwikkeling en implementatie
We zijn samen in december 2023 gestart met het opbouwen van een database voor de registratie van alle noodzakelijke gegevens uit onderliggende Excel bestanden. Vervolgens hebben we diverse controle processen, validatie en analyses ontwikkeld waardoor o.a. sturing mogelijk werd op:
- Aantal evenementen per jaar
- Geluidsnormen, bezoekers, wegafsluiting en bouwsels
- Locatieprofielen en categorieën
- Analyse locatieprofielen dagen per categorie
- Validatie en restricties tussen evenementen
- Reserveringskalender 4 jaar vooruit
- Blokkeren van kalender voor geplande evenementen
- Managementinformatie
Binnen een halfjaar ontwikkelen zijn we met de basisversie live gegaan en sinds juni 2024 wordt onze Portfoliomanagement software evenementen gebruikt door de afdeling evenementenvergunningen van de gemeente Utrecht.
Hoe software implementatie heeft geholpen
Bij de afdeling evenementen vergunningen was naast behoefte om een juiste, tijdige en volledige registratie evenementen activiteiten in kwetsbare Excel bestanden over te zetten in een te ontwikkelen robuuste, flexibele en moderne Portfoliomanagement applicatie evenementen met analyse en validatie. Dat is ons gelukt.
Inmiddels wordt sinds juni 2024 onze evenementen applicatie gebruikt door de gemeente Utrecht. Vragen of een demonstratie neem contact met ons op.